Learning in the Flow of Work: Mengapa Perusahaan Membutuhkan Microlearning Interaktif?

📑 Daftar Isi

• 1. Mengapa Training Konvensional Tidak Selalu Cocok dengan Workflow Karyawan?
• 2. Apa Itu Learning in the Flow of Work?
• 3. Apa Manfaat Learning in the Flow of Work bagi Perusahaan?
• 4. Bagaimana Cara Menerapkan Learning in the Flow of Work?
• 5. Contoh Learning in the Flow of Work di Perusahaan
• 6. Kesalahan yang Sering Terjadi
• 7. FAQ Learning in the Flow of Work

---

1. Mengapa Training Konvensional Tidak Selalu Cocok dengan Workflow Karyawan?

Training konvensional sering kurang efektif untuk kebutuhan yang muncul secara spontan karena karyawan harus keluar dari workflow untuk belajar. Learning in the flow of work mengubah pola tersebut dengan menyediakan informasi, panduan, atau latihan pada saat karyawan membutuhkannya.

Bayangkan seorang sales sedang menyiapkan proposal. Ia lupa prosedur approval untuk diskon khusus. Pilihannya biasanya meminta bantuan rekan, mencari dokumen lama, atau menunggu trainer memberikan penjelasan. Dalam model workflow learning, ia dapat memperoleh panduan singkat tepat pada saat masalah muncul.

---

1.1 Masalah waktu dan beban kerja

Training formal tetap penting untuk kompetensi yang kompleks. Namun, tidak semua kebutuhan belajar membutuhkan workshop berdurasi panjang.

Karyawan mungkin hanya membutuhkan:

• penjelasan satu prosedur;
• contoh pengisian dokumen;
• pengingat kebijakan;
• simulasi singkat;
• video demonstrasi;
• atau jawaban atas satu pertanyaan.

Memberikan kursus lengkap untuk kebutuhan kecil justru menciptakan friksi.

---

1.2 Learning yang terpisah dari konteks pekerjaan

Josh Bersin memperkenalkan istilah Learning in the Flow of Work pada 2018 untuk menggambarkan pembelajaran yang tertanam dalam platform tempat orang bekerja. Gagasannya adalah sistem dapat membantu karyawan belajar sekaligus meningkatkan performa saat menjalankan pekerjaan.

Masalahnya bukan sekadar durasi training. Masalah utamanya adalah jarak antara learning dan work.

---

2. Apa Itu Learning in the Flow of Work?

Learning in the flow of work adalah pendekatan yang memberikan pembelajaran atau performance support ketika karyawan sedang melakukan pekerjaan dan membutuhkan pengetahuan atau keterampilan tertentu. Fokusnya adalah konteks, waktu, akses, dan penerapan.

Konsep ini berkaitan erat dengan point of need.

Misalnya:
Karyawan mengalami masalah → mencari bantuan → menemukan materi relevan → mempelajari solusi → menerapkannya → kembali bekerja.

Model ini berbeda dari:
Mengikuti kursus → menyelesaikan modul → kembali bekerja → berharap materi masih diingat ketika masalah muncul.

Microsoft menggunakan pendekatan serupa dengan menghadirkan akses learning dalam Microsoft Teams dan lingkungan kerja yang sudah digunakan karyawan.

---

2.1 Perbedaan dengan microlearning

Microlearning dan learning in the flow of work saling berhubungan, tetapi bukan sinonim.

Aspek	Microlearning	Learning in the Flow of Work
Fokus	Format pembelajaran	Konteks pembelajaran
Ciri utama	Singkat dan fokus	Tersedia saat dibutuhkan
Durasi	Umumnya pendek	Tidak ditentukan
Lokasi	LMS, mobile, platform lain	Sedekat mungkin dengan workflow
Contoh	Video 5 menit	Panduan saat mengerjakan tugas
Tujuan	Belajar satu topik	Menyelesaikan kebutuhan kerja

Microlearning dapat menjadi kendaraan untuk learning in the flow of work. Namun, video lima menit yang harus dicari melalui katalog LMS yang rumit belum tentu memenuhi prinsip workflow learning.

---

2.2 Konsep point of need

Gottfredson dan Mosher mengembangkan pendekatan Five Moments of Need untuk memahami kapan performance support dibutuhkan. Pendekatan tersebut mencakup kebutuhan belajar ketika seseorang mempelajari sesuatu pertama kali, memperluas kemampuan, menerapkan pengetahuan, menghadapi masalah, dan mengalami perubahan.

Kerangka ini membantu L&D bertanya: “Pada titik mana karyawan membutuhkan bantuan?” Bukan hanya: “Materi training apa yang ingin kita buat?”

---

3. Apa Manfaat Learning in the Flow of Work bagi Perusahaan?

Manfaat utama learning in the flow of work adalah mengurangi jarak antara pengetahuan dan penerapan. Karyawan mendapatkan bantuan yang lebih relevan ketika bekerja, sementara perusahaan dapat mengarahkan learning pada kebutuhan performa yang nyata.

---

3.1 Mempercepat akses informasi

Jika karyawan membutuhkan prosedur tertentu, mereka tidak harus membuka kursus panjang. Materi dapat berupa:

• checklist;
• quick guide;
• interactive quiz;
• video demonstrasi;
• FAQ;
• decision tree;
• simulation;
• job aid.

---

3.2 Mendukung performance

Learning tidak berhenti pada completion. Tujuannya adalah membantu karyawan melakukan pekerjaan dengan benar.

Contohnya, modul compliance tidak hanya menjelaskan kebijakan. Modul dapat menghadirkan situasi: “Anda menerima permintaan ini dari vendor. Apa tindakan Anda?” Peserta memilih respons dan mendapatkan feedback.

---

3.3 Membentuk continuous learning

Workflow learning menggeser pembelajaran dari aktivitas periodik menjadi kebiasaan yang lebih dekat dengan pekerjaan sehari-hari. 360Learning juga menekankan bahwa masalah organisasi sering bukan kurangnya konten, melainkan kesulitan menemukan materi yang tepat untuk menyelesaikan kebutuhan saat itu.

---

4. Bagaimana Cara Menerapkan Learning in the Flow of Work?

Implementasi dimulai dari pemetaan kebutuhan kerja, bukan dari pemilihan tools. Perusahaan perlu menemukan titik ketika karyawan membutuhkan informasi, menentukan bentuk support yang tepat, lalu menempatkannya sedekat mungkin dengan workflow.

---

4.1 Identifikasi moment of need

Mulai dengan bertanya kepada karyawan:

• Kapan mereka paling sering membutuhkan bantuan?
• Kesalahan apa yang sering terjadi?
• Informasi apa yang paling sering dicari?
• Prosedur apa yang sering terlupakan?
• Tugas mana yang membutuhkan keputusan cepat?

Hasilnya dapat dipetakan menjadi learning opportunity.

---

4.2 Buat konten singkat dan kontekstual

Tidak semua materi harus menjadi modul panjang. Gunakan format berdasarkan kebutuhan:

Kebutuhan	Format yang Cocok
Mengingat prosedur	Quick guide
Memahami konsep	Microlearning
Mengambil keputusan	Branching scenario
Menguji pemahaman	Interactive quiz
Melihat cara kerja	Video demonstration
Memecahkan masalah	Simulation
Mengingat aturan	Infographic

---

4.3 Integrasikan dengan workflow

Materi harus mudah ditemukan. Pilihan implementasi dapat meliputi:

• LMS;
• LXP;
• Microsoft Teams;
• intranet;
• knowledge base;
• mobile learning;
• chatbot internal;
• browser-based support.

Microsoft, misalnya, menempatkan Viva Learning di dalam Microsoft Teams agar discovery, sharing, dan tracking learning menjadi bagian dari lingkungan kerja.

---

4.4 Ukur penggunaan dan dampaknya

Jangan berhenti pada completion rate. Ukur juga:

• apakah konten ditemukan;
• kapan konten digunakan;
• kebutuhan apa yang paling sering muncul;
• apakah kesalahan berkurang;
• apakah waktu penyelesaian tugas berubah;
• apakah karyawan mampu menerapkan prosedur.

Learning analytics dapat membantu L&D melihat hubungan antara aktivitas belajar dan kebutuhan organisasi.

---

5. Contoh Learning in the Flow of Work di Perusahaan

Learning in the flow of work dapat diterapkan pada banyak fungsi selama kontennya ditempatkan dekat dengan kebutuhan pekerjaan. Contohnya mencakup sales, customer service, compliance, onboarding, hingga pekerjaan teknis.

---

5.1 Sales

Seorang sales sedang bertemu calon pelanggan dan membutuhkan informasi produk tertentu. Daripada mencari dokumen PDF yang panjang, ia dapat membuka product microlearning berisi:

• tiga keunggulan produk;
• perbandingan fitur;
• FAQ;
• objection handling;
• interactive quiz.

---

5.2 Customer Service

Ketika menangani kasus tertentu, agent mendapatkan quick guide tentang prosedur penyelesaian. Jika kasus membutuhkan judgment, agent dapat menjalankan simulasi singkat.

---

5.3 Compliance

Ketika kebijakan baru diberlakukan, perusahaan tidak harus langsung memberikan modul dua jam. Konten dapat dipecah menjadi:

1. Apa yang berubah?
2. Apa dampaknya terhadap pekerjaan?
3. Apa yang boleh dilakukan?
4. Apa yang dilarang?
5. Scenario quiz.

---

5.4 Onboarding

Karyawan baru dapat menerima learning pathway berdasarkan posisi. Contohnya:

• Hari pertama: company overview.
• Saat membutuhkan: HR policy.
• Saat menggunakan sistem: system tutorial.
• Saat menjalankan tugas: job aid.
• Setelah beberapa hari: knowledge check.

Pendekatan seperti ini lebih fleksibel dibandingkan menjejalkan seluruh informasi pada minggu pertama.

---

6. Kesalahan yang Sering Terjadi

Kesalahan terbesar adalah menyamakan learning in the flow of work dengan sekadar membuat banyak microlearning. Konten pendek belum tentu berguna jika sulit ditemukan, tidak relevan dengan pekerjaan, atau tidak muncul pada saat kebutuhan muncul.

---

6.1 Menganggap semua microlearning adalah workflow learning

Video berdurasi tiga menit tetap menjadi kursus biasa jika karyawan harus mencari dan membukanya tanpa hubungan dengan pekerjaannya. Durasi bukan penentu utama. Konteks adalah penentu penting.

---

6.2 Membuat terlalu banyak konten

Perusahaan sering merespons kebutuhan learning dengan membuat lebih banyak modul. Padahal, katalog yang terlalu besar dapat membuat pencarian semakin sulit. Lebih baik memiliki konten yang tepat sasaran daripada perpustakaan training yang besar tetapi jarang digunakan.

---

6.3 Tidak menghubungkan learning dengan pekerjaan

Setiap konten sebaiknya menjawab satu pertanyaan: “Pekerjaan apa yang menjadi lebih mudah atau lebih baik setelah karyawan menggunakan konten ini?” Jika jawabannya tidak jelas, materi tersebut mungkin belum memiliki business case yang kuat.

---

7. FAQ Learning in the Flow of Work

Apa yang dimaksud dengan learning in the flow of work?
Learning in the flow of work adalah pendekatan yang menyediakan pembelajaran atau performance support ketika karyawan sedang menjalankan pekerjaan dan membutuhkan informasi tertentu. Tujuannya bukan membuat karyawan berhenti bekerja untuk mengikuti training, tetapi membantu mereka memperoleh pengetahuan yang relevan pada waktu dan konteks yang tepat.

Apa perbedaan learning in the flow of work dan microlearning?
Microlearning adalah format pembelajaran yang biasanya singkat dan fokus pada satu tujuan. Learning in the flow of work adalah pendekatan berbasis konteks dan waktu. Microlearning dapat digunakan sebagai bagian dari workflow learning, tetapi konten singkat belum otomatis menjadi learning in the flow of work jika tidak tersedia pada point of need.

Apakah learning in the flow of work menggantikan training formal?
Tidak. Learning in the flow of work lebih tepat dipandang sebagai pelengkap training formal. Workshop, onboarding, sertifikasi, dan program pengembangan kompetensi yang kompleks tetap membutuhkan pembelajaran terstruktur. Workflow learning membantu ketika karyawan membutuhkan reinforcement, informasi cepat, atau performance support saat bekerja.

Mengapa microlearning cocok untuk learning in the flow of work?
Microlearning cocok karena materi dapat difokuskan pada satu kebutuhan dan dikonsumsi dengan cepat. Format seperti video pendek, interactive quiz, checklist, simulation, dan quick guide juga mudah disesuaikan dengan berbagai kebutuhan pekerjaan. Namun, efektivitasnya tetap bergantung pada relevansi dan kemudahan akses.

Apakah learning in the flow of work membutuhkan LMS?
Tidak selalu, tetapi LMS dapat menjadi salah satu fondasi penting untuk mengelola konten, peserta, tracking, dan learning analytics. Untuk workflow learning yang lebih matang, perusahaan dapat menghubungkan LMS atau LXP dengan tools yang digunakan karyawan sehari-hari, tergantung kebutuhan teknologi dan arsitektur sistem.

Bagaimana cara mengukur keberhasilan learning in the flow of work?
Keberhasilan sebaiknya diukur dari penggunaan dan dampaknya terhadap pekerjaan, bukan hanya jumlah modul yang diselesaikan. Perusahaan dapat memantau content usage, pencarian materi, assessment, error rate, waktu penyelesaian tugas, kualitas output, atau indikator performa lain yang relevan dengan kebutuhan bisnis.

Apakah learning in the flow of work hanya cocok untuk karyawan Gen Z?
Tidak. Pendekatan ini dapat digunakan lintas generasi karena prinsip dasarnya adalah memberikan bantuan yang relevan ketika dibutuhkan. Perbedaan generasi mungkin memengaruhi preferensi format, tetapi kebutuhan untuk memperoleh informasi yang tepat pada saat bekerja bersifat lebih universal.

---

Kesimpulan

Learning in the flow of work bukan sekadar tren L&D, tetapi respons terhadap perubahan cara kerja yang semakin cepat dan dinamis. Karyawan tidak bisa lagi meninggalkan pekerjaan berjam-jam hanya untuk mengikuti training yang mungkin tidak langsung relevan dengan tantangan yang mereka hadapi.

Dengan pendekatan ini, pembelajaran menjadi bagian alami dari rutinitas kerja. Microlearning interaktif, job aids, simulasi, dan konten kontekstual lainnya membantu karyawan mendapatkan jawaban tepat saat mereka membutuhkannya. Hasilnya bukan hanya peningkatan pengetahuan, tetapi juga performa yang lebih baik dan organisasi yang lebih adaptif.

Perusahaan yang berhasil menerapkan learning in the flow of work adalah perusahaan yang memahami bahwa belajar dan bekerja adalah dua sisi dari koin yang sama.